“Europese speler op het gebied van kantoorartikelen en -services”

door: Appart Media

Venlo Een speler van formaat; dat is Office Depot Europe. Roos Hunsche is communicatie-manager bij dit Europese bedrijf en houdt zich bezig met de interne en externe communicatie, om zo de verschillende doelgroepen aan het bedrijf én het merk Viking, onderdeel van Office Depot, te binden.

Bijna iedereen heeft wel eens te maken gehad met één van de producten van Office Depot, ook al zijn we ons daar niet direct bewust van. Als internationale speler is Office Depot een bekende naam in de kantoorartikelenbranche. Roos ondersteunt het management van Office Depot Europe met de communicatie in Europa en informeert omgekeerd ook het management over hetgeen er speelt op de werkvloer. De mensen met wie zij samenwerkt zijn divers: dit varieert van medewerkers in kantoor- en logistieke functies tot journalisten, leveranciers en andere partijen. Het ene moment schrijft ze persberichten, het andere moment begeleidt ze organisatorische wijzigingen en denkt ze mee over de communicatie naar leveranciers omtrent wijzigingen. Deze variatie is wat Roos zo aantrekt in haar werk. “Ik vind mijn werk gewoon erg leuk en afwisselend; ik heb met veel verschillende mensen en onderwerpen te maken, ik werk in diverse talen en het is vaak creatief werk. Communicatie moet je steeds aanpassen op je doelgroep en je wilt niet alleen informeren, maar ook een duurzame en positieve relatie tot stand brengen.”

Office Depot Europe heeft locaties binnen 13 Europese landen, waaronder winkels in Zweden en Frankrijk, omdat dit past binnen de klantwensen. De 5.500 medewerkers werken verspreid over Europa en het is van belang dat iedere medewerker zich verbonden voelt en blijft voelen met de hele Europese organisatie.

De Europese organisatie maakte eerst deel uit van het wereldwijde bedrijf, aangestuurd vanuit het hoofdkantoor in Florida. Eind 2016 verkochten de Amerikanen de Europese tak aan een Duits investeringsbedrijf, genaamd Aurelius. Enkele maanden later kwam Roos in dienst bij Office Depot Europe. Sinds die tijd is er hard gewerkt om veranderingen door te voeren, die Roos als positief heeft ervaren. “Ons nieuwe moederbedrijf investeert flink in ons, onder meer op IT-gebied en specifieke E-commerce. We maken als bedrijf meer en meer de omslag naar E-commerce, waarbij we klanten steeds beter digitaal van dienst zijn en ook efficiënter werken”, zo vertelt Roos. "Dit heeft ook tot gevolg dat het bedrijf jonge mensen aanneemt die goed zijn op digitaal en technisch gebied. Deze medewerkers komen uit meer dan 20 landen en ook uit landen buiten Europa, waaronder Brazilië en Zuid Afrika. Je hoort hier vele talen in de gang." De banden met Office Depot in de VS blijven bestaan om ook klanten te bedienen die wereldwijd actief zijn.

En veranderingen vereisen een goede communicatie, zo weet ook Roos. “Wanneer we een nieuw systeem implementeren, is het belangrijk dat iedereen hiervan op de hoogte is, duidelijke informatie krijgt waarom wij hiervoor gekozen hebben, wat er verandert en wat er van hen verwacht wordt. Het liefst doen we de implementatie samen met collega’s, zodat we hun feedback kunnen gebruiken en er draagvlak ontstaat.”

Op deze manier is Office Depot ook in contact gekomen met Appart Media. Roos: “Voor een nieuw HR-systeem, 'Workday' genaamd, werd onder meer gekozen voor video’s om dit systeem aan te kondigen. Diverse medewerkers werden geïnterviewd, zowel over de voordelen van het nieuwe systeem als hetgeen we van medewerkers verwachtten. Het betrof namelijk een nieuwe manier van werken en een nieuwe video werkt goed om ook het gedrag te kunnen beïnvloeden en mensen te motiveren. Video werkt voor dit doeleinde vaak beter dan een stuk tekst”.

Het management is verantwoordelijk voor het dagelijkse bestuur en daarmee ook het doorvoeren van veranderingen. Roos en haar communicatie-collega’s ondersteunen hierbij. Het communicatie team bestaat uit 'maar' vier personen, waarvan Roos in Venlo werkt (waar het Europese hoofdkantoor is gevestigd) en de andere collega’s op twee locaties in Engeland. Roos: "We werken in een klein team, vullen elkaar goed aan qua kennis en expertise en de lijnen zijn kort. Gezamenlijk spreken we vijf talen, de een is goed op digitaal en multimedia gebied, een ander is weer strategisch sterk. Dit is te doen met vier personen, want de communicatie rondom goederen en diensten richting klanten ligt bij de Marketing-collega’s, waarmee we regelmatig samenwerken.

Office Depot is momenteel één van de grootste leveranciers van kantoorartikelen, en vanzelfsprekend is het bedrijf bezig met klantenbinding, e-commerce en logistiek. Tegelijkertijd betreft het een competitieve markt waarin Office Depot zich wil onderscheiden. Bijvoorbeeld met de 'Never Ending Store'. Daarbij houden klanten hun kantoorbenodigdheden continu op peil, een voorbeeld van dienstverlening.

Het 'Never Ending Store' concept is niet de enige manier waarmee Office Depot zich onderscheidt van concurrenten. Aangezien het bedrijf al meer dan 25 jaar werkzaam is binnen Europa, beschikt het over een grote expertise. "Wanneer je bij ons een kantoorstoel koopt, adviseren wij ook omtrent ergonomie. Als we een vraag krijgen omtrent facility-producten, zoals schoonmaakmiddelen, denken we mee over milieuvriendelijk producten. We denken een stap verder met de klant mee."

En ook de toekomst biedt nog meer dan genoeg! Office Depot Europe heeft als doel te blijven groeien, waarbij het bedrijf inzet op klanttevredenheid, E-commerce en efficiëntie. “We zijn continu alert hoe we onze klanten het beste verder kunnen helpen, welke producten en diensten daarbij passen en hoe snel we leveren”, aldus Roos. “We spelen hier bijvoorbeeld op in door regelmatig met onze grotere klanten in gesprek te gaan en onze leveranciers hun producten rechtstreeks te laten leveren aan klanten. Op deze manier hoeven de producten niet eerst naar Office Depot zelf, wat zorgt voor lagere kosten en een snellere doorstroom van producten.”

Office Depot is dus bezig met de toekomst en Roos wil nog wel een tijd bij het bedrijf blijven werken. “Het is een internationaal bedrijf met prettige mensen. We zijn continu in beweging en actief binnen een interessante markt. Volop kansen en uitdagingen dus!”

Voor mij zijn er genoeg uitdagingen.