“Een papierloze werkomgeving als toekomst’’

door: Appart Media

Reuver Digitalisering is een trend die al jaren invloed heeft op onze samenleving; ook op onze manier van werken en documenteren. I-FourC sluit nauw aan bij deze trend en ondersteunt organisaties bij digitalisering en externe archivering. Hierbij staat veilige toegankelijkheid tot informatie en efficiënt werken te allen tijde centraal.

Rick van Otterdijk, Marketing & Communicatiemanager, is sinds 2 jaar werkzaam voor zowel I-FourC, als haar zusterbedrijf Jalema. Jalema is een toonaangevende aanbieder van fysieke archiveringsoplossingen & kantoorartikelen. Zij zagen al vroeg dat de digitalisering hun werkveld zou gaan veranderen, met de oprichting van I-FourC in 2004 als gevolg. Zijn Jalema en I-FourC dan concurrenten van elkaar? Want daar waar gedigitaliseerd wordt, zullen niet snel meer fysieke mappen gekocht worden. Zowel Rick als zijn collega Lieke Melssen, Sales & Marketing Specialist, zien dat niet als een obstakel: “Juist door de oprichting van I-FourC kan Jalema ook voldoen aan de nieuwe digitale ontwikkelingen. Het is weliswaar een onafhankelijke zusteronderneming, maar we werken wel nauw met elkaar samen. Voor Jalema betekent dit dat ze hun focus hebben gewijzigd en zich nu concentreren op de wereldwijde productie en verkoop van kantoorartikelen.”

Ons uitgangspunt is altijd het meest kostenefficiënte resultaat voor onze klanten te realiseren

I-FourC zorgt er eenvoudig gezegd voor dat er op een efficiënte en veilige manier toegang wordt verkregen tot privacygevoelige informatie. “Dat doen we door een combinatie aan te bieden van digitalisering, externe archivering en software. ‘Digitaal willen gaan’ betekent niet dat je alles moet gaan digitaliseren. Vaak wordt er gekozen om ook een gedeelte van de informatie in het zwaarbeveiligde archiefdepot op te slaan en pas te digitaliseren zodra het nodig is via Scanning on Demand. Ruimtegebrek, inefficiënt werken, onveilige archieven en beperkte toegang zijn allemaal verleden tijd. Ieder dossier wordt bij I-FourC geregistreerd aan de hand van de gegevens die we met onze klanten afspreken. Hierdoor zijn we nog nooit een dossier kwijtgeraakt, zo vertelt Rick. “Als we het over digitalisering en software hebben, is het mooie dat wij het fysieke dossier nabootsen in digitale vorm. Geen ingewikkelde IT-applicaties, maar 1:1 het fysieke dossier in digitale vorm. Je kunt bij ons heel eenvoudig door je digitale dossier bladeren, op tabbladen klikken, tekst markeren en aantekeningen maken. Juist dát is erg belangrijk voor de acceptatie van de eindgebruiker.”

Uniek aan de diensten en services van I-FourC is de combinatie die telkens gezocht wordt. Een totaalpakket zorgt ervoor dat I-FourC de klant volledig kan ontzorgen. “Met I-FourC bieden we individuele dossieropslag, bulkopslag op pallets, digitalisering van zowel kleine als grote hoeveelheden en de levering van eigen-ontwikkelde software om alles te kunnen beheren’’, zo vertelt Rick. “Ons uitgangspunt is altijd het meest kostenefficiënte resultaat voor onze klanten te realiseren.”

Maar met de trend van digitalisering en alle bijbehorende ontwikkelingen, volgde ook de angst voor mogelijke datalekken. Als informatie niet meer tastbaar op de eigen locatie is, maar bij een leverancier zoals I-FourC geef je als klant de controle uit handen. Een ontwikkeling die ook doordringt tot I-FourC. “Bij alles wat we doen staat veiligheid voorop’’, zo vertelt Lieke. “Eigenlijk verkopen we vertrouwen. En wij doen er alles aan om dat vertrouwen waar te maken. Zo heeft I-FourC certificaten (o.a. ISO 27001) die bevestigen dat informatiebeveiliging goed geborgd is binnen onze bedrijfsprocessen, worden alle medewerkers eerst volledig gescreend en wordt er door een gecertificeerde partij periodiek gepoogd onze software ethisch te hacken.” Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van de maatregelen die I-FourC neemt en die ervoor zorgen dat een archief – zowel fysiek als digitaal – vaak (nog) beter geborgd is dan bij de klant zelf. “Veiliger dan dit kan bijna niet”, zo vertellen Lieke en Rick in koor.

Heeft die digitalisering dan nooit een keerzijde? Want óóit komt toch het moment dat alles gedigitaliseerd is en dat het werk voor I-FourC ‘op’ is? Rick; “Dat moment gaat natuurlijk ooit komen. Maar daar zijn we ons heel bewust van en dat is ook de reden dat we hard werken aan nieuwe oplossingen voor de toekomst van onze organisatie. We groeien steeds meer naar een softwareorganisatie toe die zich meer en meer in het digitale domein bevindt in plaats van alleen voorziet in de transitie van papier naar digitaal.’’ Door nieuwe services en applicaties toe te voegen is I-FourC voorbereid op de toekomst en groeien ze mee met de ontwikkelingen die tegenwoordig in razend tempo doorgevoerd worden.